MELENGKAPKAN PENDAFTARAN VENDOR

Sebaik sahaja anda mengaktifkan akaun anda, anda perlu melengkapkan borang permohonan vendor.

Isi semua maklumat bertanda * pada bahagian ini -:

• Keterangan
• Orang Perhubungan
• Kelayakan
• Pemegang Saham
• Pekerja
• Akaun
• Fail

Untuk medan wajib dengan tanda (*), anda mesti mengisi medan tersebut sebelum meneruskan ke bahagian seterusnya.

Klik "SIMPAN" untuk menyimpan butiran untuk draf atau klik "SETERUSNYA" untuk meneruskan ke bahagian seterusnya.

Seterusnya, sebaik sahaja anda selesai mengisi borang maklumat vendor, klik pada butang "HANTAR PERMOHONAN" untuk mengemukakan permohonan vendor.

Permohonan vendor yang berjaya dihantar akan memaparkan halaman seperti di bawah ini. Semua permohonan akan dihantar kepada tender admin untuk meluluskan atau menolak vendor.

Pada status ini, pihak vendor tidak boleh melakukan sebarang perubahan maklumat sehinggalah tender admin selesai menyemak permohonan.

LANGGANAN AKAUN

Bagi vendor yang telah diluluskan oleh Tender Admin akan mendapat paparan bagi pakej langganan seperti di bawah:

Anda tidak boleh membeli mana-mana tender secara online sekiranya tiada langganan atau langganan telah luput.

Klik pada butang “Pilih” untuk memilih pakej yang dikehendaki. Sistem akan memaparkan halaman konformasi langganan yang mana mengandungi maklumat terperinci bagi pakej langganan yang diberikan.

Kemudian klik pada butang “Teruskan” untuk meneruskan proses langganan.

Bagi proses langganan yang berjaya sistem akan membawa anda ke halaman status transaksi. Di sini anda boleh memuat turun invois dengan klik pada butang “Muat Turun Invois”.

PEMBELIAN NOTIS (TENDER/SEBUTHARGA)

Untuk membeli notis, vendor boleh melihat senarai notis yang boleh dibeli dengan klik pada kotak kiraan yang berlabel “Layak” dan “Jemputan”.

Layak: Tender atau sebutharga yang boleh dibeli berdasarkan kelayakan vendor. Jemputan: Tender terhad yang boleh dibeli atas jemputan agensi.

Sebagai contoh, klik pada kotak kiraan “Layak”. Sistem akan memaparkan senarai notis (tender atau sebutharga) yang layak dibeli oleh vendor berdasarkan kelayakan yang dimasukkan. Kemudian, klik pada pautan tajuk notis yang dipilih.

Sistem akan memaparkan maklumat terperinci notis dan klik pada butang “TAMBAH KE SENARAI TEMPAHAN” pada bahagian atas maklumat notis seperti dalam gambar di bawah.

Seterusnya, klik pada ikon “Troli” untuk melihat senarai tempahan dan klik pada ikon “...” untuk melihat kesemua senarai notis yang telah dimasukkan ke dalam senarai tempahan.

Halaman Senarai Tempahan akan dipaparkan. Untuk menghapus notis dari senarai tempahan klik pada ikon "X" di bahagian kiri tajuk notis. Notis yang telah dipadam akan hilang dari senarai tempahan.

Manakala untuk meneruskan pembelian notis, klik pada butang "CHECKOUT" dan pilih gerbang pembayaran dari senarai pilihan.

Bayaran Manual

Untuk pembayaran secara manual, pilih gerbang pembayaran “Bayaran Manual” dan klik pada butang “BAYAR SEKARANG”.

Seterusnya, anda akan dipaparkan dengan halaman status transaksi. Pada halaman ini anda dikehendaki memuat turun dan mencetak penyata bagi memudahkan proses pembayaran di kaunter secara manual.

Nota: Dokumen tender hanya akan dipaparkan secara online setelah pihak agensi mengesahkan pembayaran vendor.

BOOKMARK NOTIS

Pada bahagian dashboard, klik pada kotak kiraan sama ada layak atau jemputan. Senarai notis yang layak atau dijemput akan dipaparkan.

Klik pada ikon bookmark untuk menanda notis.

Setelah klik pada ikon tersebut, kiraan pada kotak penanda akan bertambah dan notis yang ditanda akan di paparkan pada senarai seperti rajah di bawah.

PERMINTAAN KEMASKINI

Bagi vendor yang telah berdaftar dengan Sistem Tender Online Melaka(STOM) dan telah diluluskan oleh pihak pentadbir sistem, anda boleh mengemaskini maklumat syarikat yang telah diisi.

Untuk mengemaskini maklumat syarikat, klik pada butang “Permintaan Kemaskini” seperti dalam rajah di bawah.

Halaman Permintaan Kemaskini akan dipaparkan. Anda boleh menambah kemaskini baru dengan klik pada butang “+Kemaskini Baru”.

Pilih maklumat yang hendak dikemaskini, sama ada maklumat syarikat,kelayakkan , pemegang saham, pekerja atau pun akaun.

Maklumat Syarikat.

Sekiranya anda ingin mengemaskini maklumat syarikat, klik pada pilihan “Maklumat Syarikat”. Kemaskini maklumat pada borang kemaskini baru.

Kelayakan

Manakala bagi kemaskini senarai kelayakan syarikat pula, anda perlu klik pada pilihan “Kelayakan”. Pada halaman ini, anda boleh menambah atau membuang kod kelayakan MOF atau CIDB anda.

Untuk menambah kod baru klik pada butang “Tambah”. Sekiranya ingin membuang kod sedia ada daripada senarai klik pada butang “X”.

Pemegang Saham

Jika berlaku sebarang perubahan pada pegangan saham syarikat anda juga boleh mengemaskini maklumat pemegang saham dengan memilih “Pemegang Saham” pada senarai pilihan di butang kemaskini.

Pekerja

Selain daripada tiga pilihan di atas, anda juga boleh mengemaskini maklumat pekerja. Sama ada untuk menambah, membuang ataupun mengemaskini maklumat pekerja syarikat.

Akaun

Terakhir ialah akaun. Pada halaman ini anda boleh mengemaskini semula maklumat akaun seperti nama akaun, no akaun, nama bank dan IBAN bank.

Bagi kesemua pilihan diatas, setelah selesai mengemaskini maklumat syarikat klik pada butang “Hantar Permohonan”.

Anda akan dipaparkan dengan senarai permohonan kemaskini dan notifikasi “Kemaskini (pilihan) berjaya dihantar”.

Dalam rajah dibawah, pada bahagian status anda akan dipaparkan status permohonan anda sama ada “Belum Selesai”,“Diluluskan” atau “Ditolak”.

Setiap permohonan kemaskini perlu mendapat kelulusan daripada pihak pentadbir sistem sebelum sistem akan memaparkan perubahan maklumat syarikat.

PENGESAHAN VENDOR

Log masuk ke dalam sistem menggunakan emel dan kata laluan yang telah didaftarkan. Kemudian klik pada menu “Pentadbiran” seperti di bawah.

Sebagai Tender Admin, anda dibenarkan membuat kelulusan permohonan vendor. Pilih "Vendor" dari menu kiri dan sistem akan memaparkan senarai vendor yang berdaftar.

Seterusnya, pilih vendor dengan status "BELUM SELESAI” dan klik pada butang diruangan Tindakan dan klik pada butang “PAPAR”.

Setelah klik pada butang tindakan, sistem akan memaparkan butiran aplikasi. Pada halaman ini, terdapat butang untuk Meluluskan atau Tolak permohonan.

Untuk meluluskan klik pada butang "LULUS". Kemudian, untuk permohonan yang diluluskan vendor dikehendaki meneruskan proses langganan untuk menggunakan sistem. Contoh bagi paparan vendor yang lulus seperti dalam gambar di bawah.

Manakala untuk menolak permohonan, klik pada butang "TOLAK". Tender admin perlu memasukkan catatan penolakan vendor seperti gambar di bawah.

Kemudian klik pada butang “HANTAR NOTIFIKASI PENOLAKAN” untuk menghantar notifikasi kepada vendor. Permohonan vendor yang ditolak akan menyebabkan vendor perlu mengisi maklumat dan menghantar semula permohonan kepada tender admin. Contoh bagi paparan vendor yang gagal adalah seperti di bawah.

PENGESAHAN PERMINTAAN KEMASKINI

Klik pada menu “Pentadbiran” seperti di bawah.

Seterusnya untuk melihat senarai permohonan kemaskini oleh vendor, klik pada menu “Vendor” pada bahagian kiri halaman. Halaman Vendor akan dipaparkan. Pada halaman ini, klik pada kotak “Permintaan Kemaskini”.

Halaman Vendor akan dipaparkan. Pada halaman ini, klik pada kotak “Permintaan Kemaskini”.

Senarai vendor yang membuat permohonan kemaskini akan dipaparkan. Kemudian, klik pada pautan ruangan “No.” untuk menyemak maklumat yang telah dikemaskini.

Sistem akan memaparkan data asal dan perubahan maklumat vendor.

Meluluskan Permintaan Kemaskini

Klik butang "LULUS" pada bahagian atas halaman setelah selesai menyemak permintaan. Kemudian klik butang "OK".

Sistem akan memaparkan notifikasi kemaskini maklumat telah diluluskan seperti rajah dibawah.

Menolak Permintaan Kemaskini

Klik pada butang **“TOLAK” **untuk menolak setelah selesai menyemak permintaan kemaskini. Masukkan catatan penolakan kemaskini. Kemudian klik pada butang “TOLAK”.

Sistem akan memaparkan notifikasi kemaskini maklumat telah ditolak seperti rajah dibawah.

TAMBAH NOTIS (TENDER/SEBUTHARGA)

Log masuk ke sistem sebagai Tender Admin. Klik pada menu “Notis” di ruangan sebelah kiri halaman.

Pada halaman ini akan memaparkan senarai notis yang telah dicipta. Untuk mencipta notis baru, klik pada butang “Cipta Notis Baru” di bahagian atas kanan halaman.

Kemudian halaman Notis Baru akan dipaparkan. Isi semua medan bagi ruangan tetapan, paparan lengkap, acara, kelayakan dan fail.

Tetapan

• Sila pilih jenis notis : Pilih salah satu jenis notis (Tender/Sebutharga).

• Sila pilih kategori notis: Pilih kategori bagi notis.

• Tender/Sebutharga Terhad Sahaja : Tandakan jika ingin menambah notis dan menjemput vendor tertentu.

• Pembelian Notis melalui sistem : Tandakan jika ingin membolehkan pembelian notis melalui sistem.

• Rekod Pemenang melalui sistem : Tandakan jika ingin merekodkan penender berjaya dan dipaparkan kepada pengguna sistem.

###Paparan Lengkap

• Nama : Nama Notis

• Keterangan : Maklumat umum notis.

• Syarat-syarat : Perincian maklumat notis.

• No. : Nombor notis.

• Harga : Harga bagi dokumen notis. Bagi STOM semua urusan pembelian tender secara manual. Isi ruangan harga dengan jumlah “0.00”.

• Cukai : Cukai yang dikenakan atas dokumen notis.

• Tarikh dan Masa Iklan : Tarikh dan masa siar ialah tarikh mula notis diiklan di dalam sistem. (Sistem akan memaparkan notis di laman web kepada umum jika tarikh mula siar SUDAH sampai DAN sudah di set “SIAR” di dalam sistem).

• Tarikh dan Masa Jualan : Tarikh dan masa yang menentukan bila tender/sebutharga ini boleh dibeli secara online/offline. Notis akan dibenarkan dibeli oleh syarikat jika Tarikh Iklan sudah sampai dan di set “SIAR”. Jika agensi admin/staf tidak menandakan pilihan “Pembelian Notis Melalui Sistem”, maka sistem tidak akan memaparkan butang “Tambah pada senarai tempahan” untuk tidak membenarkan syarikat membeli secara online.

• Tarikh dan Masa Tutup Penjualan : Apabila mencapai tarikh ini, sistem akan secara automatik tidak membenarkan sebarang pembelian notis secara online. Notis akan bertukar kepada status “Belum Umum Carta Tender” untuk agensi memasukkan harga yang telah dihantar oleh syarikat.

• Tarikh dan Masa Penghantaran : Tarikh dan masa ini akan dipaparkan kepada umum untuk memberi makluman waktu akhir penghantaran dokumen yang telah lengkap kepada pihak agensi.

• Alamat Penghantaran : Alamat Agensi.

###Acara

• Nama: Nama Acara. Tandakan pada bahagian “Diperlukan” jika wajib dihadiri oleh syarikat sebelum membeli dokumen notis.

• Tarikh&Masa : Tarikh dan masa acara akan diadakan.

• Jenis : Pilih jenis acara sama ada taklimat atau lawatan tapak.

• Lokasi : Lokasi acara akan diadakan.

• Diperlukan: Tandakan jika acara yang ditambah adalah wajib. Hanya vendor yang hadir pada acara wajib sahaja dibenarkan untuk membeli notis.

###Kelayakan

• Pilihan Kelayakan : Pilih sama ada SEMUA atau SALAH SATU kelayakan yang disenarai.

• Senarai Kelayakan : Pilih senarai kelayakan yang diperlukan untuk membeli dokumen notis. Hanya syarikat yang mempunyai kelayakan yang disenaraikan sahaja dapat membeli dokumen notis.

###Fail

• Nama : Nama dokumen.

• Jenis : Jenis dokumen. Jika pilih “Kegunaan Dalaman Sahaja” dokumen hanya akan dipaparkan kepada agensi. “Paparan Awam Sahaja” dokumen boleh dilihat oleh semua pengguna sistem. “Untuk Pembelian Sahaja” ialah dokumen yang akan dipaparkan kepada syarikat yang membeli dokumen notis.

• Fail : Muatnaik dokumen berformat PDF. Maksimum saiz dokumen ialah 10MB.

Setelah selesai klik pada butang “Simpan”. Sistem akan memaparkan halaman maklumat bagi notis yang telah dibuat.

Pada halaman ini anda akan melihat enam (6) jenis butang iaitu Siar, Hapus, Kemaskini, Kembali, Semakan dan Rujukan.

• Siar: Untuk menyiarkan notis ke umum.

• Hapus: Untuk memadam notis yang telah dicipta.

• Kemaskini: Untuk mengubah maklumat notis yang telah dicipta.

• Kembali:Untuk kembali ke halaman senarai notis.

• Semakan: Untuk melihat maklumat pengguna dan aktiviti yang dilakukan.

• Rujukan: Untuk melihat maklumat dan sebarang perubahan maklumat yang dilakukan.

SIAR/BATAL SIAR NOTIS (TENDER/SEBUTHARGA)

Siar Notis

Untuk menyiarkan notis, buka halaman notis tersebut. Klik pada butang “Siar” di sebelah atas kanan seperti gambar dibawah ini.

Sistem kemudian akan memaparkan notifikasi 'Tender / Sebut Harga berjaya disiarkan.' dan status notis akan ditukar daripada "Draf" ke "Siar".

Pada masa siar ini, agensi tidak boleh mengemaskini data notis. Agensi cuma boleh mengemaskini maklumat syarikat untuk notis tersebut.

Jika ingin mengemaskini maklumat notis, agensi harus "Batal Siar" terlebih dahulu dan sistem akan memaparkan butang "Kemaskini" di atas sebelah kanan. Hanya "Agensi Admin" sahaja yang boleh "Batal Siar" sesuatu notis itu.

Setelah notis disiarkan dan tarikh mula iklan sampai, sistem akan memaparkan notis tersebut kepada umum tetapi syarikat yang layak masih tidak boleh membeli notis tersebut jika tarikh jualan belum sampai.

Batal Siar

Untuk 'batal siar' notis,Klik pada butang "Batal Siar" pada bahagian atas halaman seperti dalam gambar di bawah.

Sahkan Pembayaran Manual

Untuk mengesahkan pembayaran manual, klik pada menu "Transaksi" pada bahagian kiri halaman pentadbiran.

Sistem akan memaparkan senarai transaksi. Kemudian, pilih transaksi yang berstatus “Belum Selesai” untuk disahkan. Klik pada pautan “No.Transaksi”.

Maklumat terperinci transaksi akan dipaparkan. Klik pada butang “TERIMA BAYARAN” untuk mengesahkan pembayaran vendor.

Nota: Vendor hanya akan dapat melihat dokumen tender bagi pembelian manual setelah pihak agensi mengesahkan pembayaran vendor.

Carta Tender

Bagi notis tender ataupun sebutharga yang telah sampai tarikh dan masa tutup, pihak agensi boleh memasukkan senarai carta tender atau sebutharga yang telah diberikan oleh penender.

Pilih ruangan "Serahan" kemudian klik pada butang "+TAMBAH SERAHAN".

Sistem akan memaparkan pop up "Tambah Serahan Vendor". Pilih vendor dan isikan ruangan harga tawaran. Seterusnya klik butang "HANTAR".

Sistem akan menyimpan maklumat yang dimasukkan dan memaparkan pada senarai serahan.Isikan ruangan label seperti dalam gambar di bawah.

Selesai mengisi label, pilih status sama ada siarkan atau belum selesai seperti dalam gambar di bawah.

• Siarkan : Menyiarkan senarai harga tawaran pada menu "Carta Tender".

• Belum Selesai : Menyimpan maklumat harga tawaran tanpa dipaparkan kepada umum.

Sekiranya anda memilih untuk menyiarkan dan klik butang "SIMPAN", sistem akan memaparkan senarai carta tender kepada umum.

Nota: Carta untuk Tender Terhad tidak disiar pada umum.

Klik pada menu "Carta Tender" untuk melihat senarai carta tender yang telah diumum. Klik pada tajuk tender untuk melihat carta.

Sistem akan memaparkan carta seperti di bawah.

Umum Penender Berjaya

Jika sudah bersedia untuk mengumumkan penender berjaya, klik pada ruangan “Penender Berjaya”. Pilih penender yang berjaya dari senarai serahan dan isikan maklumat lain seperti “Tempoh”, “Harga Tawaran” dan “Status”. Setelah selesai klik pada butang “SIMPAN”.

Penender Berjaya akan dipaparkan kepada umum pada halaman portal. Klik pada pautan tajuk notis untuk melihat nama pemenang.

Sistem akan memaparkan nama pemenang seperti dalam gambar di bawah.